CLOUD PORTAL OFFICE

Cloud Portal Office (CPO) es un servicio de administración de documentos que proporciona una

manera conveniente de capturar, indexar y archivar en un único repositorio, y tener acceso desde

cualquier punto donde se tenga conexión a la red, permitiendo el flujo de información sea

constante de forma veraz con sus colaboradores y mantener una comunicación dinámica y

sencilla. Lo más importante es que los administradores de TI pueden administrar y controlar el

acceso de los usuarios para proteger los flujos de información determinando los niveles de acceso

de cada usuario. También puede conectarse a los diferentes dispositivos de Sharp como

Multifuncionales, Monitor interactivo, CPO para dispositivos móviles y desde cualquier PC de esta

manera se puede colaborar fácilmente con los miembros del equipo, ya sea remotamente o

durante conferencias en persona.

Toda su información en un lugar

Cloud Portal Office le ofrece un almacén estructurado de última generación para todos sus documentos empresariales, ya hayan sido creados digitalmente o escaneados a partir de originales en papel.

Y lo que es más, le ofrecen libertad total para trabajar como prefiera. Todos y cada uno de los documentos pueden almacenarse, gestionarse, compartirse y recuperarse desde ordenadores, tabletas, impresoras multifunción de Sharp y (para reuniones de equipo) nuestra pizarra interactiva BIG PAD. Asimismo, puede incluso configurar cuentas temporales de invitado (por ejemplo, para colaborar de forma más estrecha con un cliente o proveedor) y ampliar la disponibilidad de Cloud Portal Office para una mayor audiencia.

Crecimiento rentable

Estudios independientes han demostrado que los empleados pueden pasar hasta ocho horas a la semana buscando información. Esta tarea supone una pérdida importante de productividad y un gran obstáculo para lograr un crecimiento rentable.

Cloud Portal Office sustituye su entorno fragmentado y altamente distribuido de documentos por un almacén totalmente indexado y centralizado. Esto significa que sus empleados pasarán mucho menos tiempo buscando información y mucho más tiempo para aprovechar .

Los miembros del equipo autorizados pueden guardar sus archivos directamente en la nube o escanearlos directamente desde una impresora multifunción.

La funcionalidad de indexación precisa y con capacidad de búsqueda de texto completo permite localizar y recuperar cualquier documento rápidamente.

Este acceso inmediato a información esencial mejora la toma de decisiones y la productividad en toda la empresa,
lo que, a su vez, le permite reaccionar de forma mucho más rápida a los cambios de mercado y a las oportunidades emergentes.

Eficacia impecable

Las funciones de colaboración y notificación de Cloud Portal Office ayudan a las personas y a los grupos a comunicarse de manera eficaz y eficiente.

Puede compartir contenido, agregar notas a archivos y carpetas, aprobar proyectos y realizar cambios cuando lo desee y  en cualquier lugar en el que se encuentre. Por otra parte, todo el mundo ve las versiones de archivo más recientes, incluso al pasar entre el ordenador principal a un ordenador en casa o dispositivos móviles.

Puede utilizar esta solución también para crear flujos de trabajo sencillos con documentos. El uso de impresoras multifunción de Sharp para escanear facturas y otros documentos de papel en Cloud Portal Office permite simplificar el procesamiento manual de documentos y mejora el flujo de caja y la gestión de presupuestos.

 Potenciar el personal móvil
Cloud Portal Office le permite llevarse al equipo allí donde vaya, y reducir el tiempo y los costes de viaje para asistir a reuniones. Todo lo que necesita es una conexión a Internet y un dispositivo con conexión a la web.
Puede acceder, cargar, descargar, gestionar e imprimir archivos desde su teléfono o tableta, crear nuevas carpetas, colaborar y compartir.
De vuelta en la oficina, basta dirigirse a la impresora multifunción de Sharp más cercana, iniciar sesión en Cloud, buscar el documento e imprimirlo. Lo tiene toda ahí, a su disposición y esperando.

* La impresora multifunción debe incorporar Sharp OSA 4.0 o versión posterior

Menores costos

Cloud Portal Office ofrece ahorros inmediatos porque el mayor uso de documentos digitales significa menos papel y menos archivadores.  Pero esto es solo el principio.

Con la información necesaria siempre al alcance de la mano, independientemente del lugar desde el que se acceda a ella, la eficiencia de todo el mundo aumenta y, como Cloud Portal Office se distribuye en forma de ‘Software como servicio’, no es preciso realizar ninguna inversión inicial ni sustituir servidores o comprar unidades adicionales.

Además, como todo se almacena de forma segura en la nube, desaparece la necesidad de archivar documentos fuera del sitio o de servicios caros de recuperación datos.

Cloud Portal Office es una solución escalable, por lo que solo tiene que comprar el número de suscripciones que necesite en cada momento y evitar así malgastar dinero en suscripciones no utilizadas.

Si alguien deja de utilizar Cloud Portal Office, simplemente puede cancelar la suscripción y dejar de pagar.* Si necesita más suscripciones, simplemente pídalas. Las suscripciones están bajo su único control en todo momento y puede gestionarlas a través de una página web segura.

* No se aplica a  contratos a plazo fijo. Consulte los detalles.